Come calcolare le ore di lavoro medie per dipendente

Sebbene esistano diversi strumenti per aiutare i datori di lavoro a calcolare l'orario di lavoro per i dipendenti, comprese app, fogli di calcolo e calcolatori online, è anche utile sapere come farlo manualmente. Le aziende pagano i dipendenti all'ora per il lavoro svolto o su base salariale. I dipendenti pagati dallo stipendio guadagnano lo stesso importo ogni periodo di paga, indipendentemente dal numero di ore lavorate. Se vengono licenziati, dovresti essere in grado di calcolare facilmente e rapidamente le loro ore e quelle dei tuoi dipendenti orari.

Definizione dei parametri del tempo di lavoro

A meno che un dipendente non sia stipendiato, le ore di lavoro vengono conteggiate su un cartellino. I cartellini sono considerati documenti legali che possono essere utilizzati come prove in tribunale o da organizzazioni governative come l'IRS per garantire la conformità alle leggi sul lavoro. Pertanto, che tu sia un datore di lavoro o un dipendente, tenere un registro accurato delle ore di lavoro è essenziale e vantaggioso per tutte le parti.

Secondo GetSling.com, a meno che un dipendente non sia stipendiato, l'orario di lavoro può essere:

  • Tempo pieno: si tratta generalmente di 40 ore settimanali, secondo il Fair Labor Standards Act, che è stato emanato nel 1940 per impedire ai datori di lavoro di sfruttare i lavoratori e farli lavorare a qualsiasi orario abbiano scelto. Sebbene non esista una legge per un minimo di ore a tempo pieno, il massimo che un dipendente può lavorare è di 40 ore prima di poter beneficiare della retribuzione per gli straordinari.

  • Part-time: qualsiasi cosa inferiore a 40 ore a settimana. In generale, i datori di lavoro considerano fino a 20 ore settimanali come part-time, ma potrebbero essere di più, a seconda dell'attività.

  • Straordinario: secondo la FLSA, le ore di straordinario sono considerate oltre le 40 ore settimanali. La retribuzione standard per gli straordinari negli Stati Uniti si chiama "tempo e mezzo". Ciò significa che per qualsiasi ora lavorata più di 40 ore settimanali, i lavoratori ricevono 1,5 volte la loro retribuzione oraria normale. Pertanto, se un dipendente lavora 41 ore a settimana e la sua paga regolare è di $ 20 l'ora, per l'ora di straordinario, riceverà $ 30.

Scelta di un formato ora per i calcoli

Calcolare le ore dei dipendenti è relativamente semplice, in particolare se le registri correttamente con cartellini o fogli di calcolo. Assicurati che siano compilati accuratamente in modo tempestivo e siano ben organizzati. Prima di calcolare la retribuzione, può anche aiutare a tenere registrazioni diligenti degli orari e delle responsabilità dei dipendenti durante il calcolo delle ore lavorate per il libro paga. Quando si calcolano le ore, la prima cosa da fare è scegliere un formato di calcolo dell'ora: i due più comuni sono l'ora standard e l'ora militare.

Nell'ora militare, le ore dall'una di notte a mezzogiorno sono le stesse dell'orario standard, ma hanno un aspetto diverso. Per le ore inferiori a 10, viene aggiunto uno zero davanti a tale ora, quindi le 8:00 diventano le 08:00. Le ore dopo le 10 diventano 11:00, 12:00, 13:00 e così via, fino a mezzanotte o 24:00. Quando calcoli le ore manualmente, questo potrebbe essere un percorso più semplice; ad esempio, se un dipendente lavora dalle 8:00 alle 17:00, in formato militare, si traduce dalle 08:00 alle 17:00. Sottrai 8 da 17 per ottenere 9, le ore lavorate dal dipendente.

Arrotondare le ore dei dipendenti e creare categorie

Spesso, i dipendenti che entrano e escono dal lavoro non lo fanno ogni ora. A volte sono spenti di alcuni minuti e dovrai arrotondare per eccesso o per difetto. Il modo migliore per aggirare questo è tenere traccia del tempo in incrementi di 15 minuti, con i primi sette minuti arrotondati per difetto e il resto arrotondato per eccesso. Ad esempio, se un dipendente preme alle 07:58 e chiude alle 17:02, sono 8 ore e 4 minuti, che arrotondano per difetto a 8 ore. Per un esempio di arrotondamento, se un dipendente inizia a lavorare alle 07:58 e esce alle 17:10, ciò equivale a 8 ore, 12 minuti, ma arrotonda fino a 8 ore e 15 minuti.

A seconda del settore, un lavoratore può svolgere diversi lavori a diverse tariffe salariali. Quando si calcolano le ore lavorate, è essenziale bloccare il tempo a quelle tariffe in modo che i lavoratori possano essere pagati in base al compito svolto. Sarebbe meglio rimanere consapevoli di ciò che fa il tuo dipendente e di quanto viene pagato per quel particolare ruolo, poiché può diventare una questione legale lungo la strada.

Elementi aggiuntivi da considerare

Nel calcolare le ore lavorate, è anche essenziale considerare altri fattori. Ad esempio, mentre lo straordinario è tempo e metà a livello federale, diversi stati hanno leggi diverse sugli straordinari. La California, ad esempio, raddoppia la retribuzione dei dipendenti per oltre 12 ore lavorate in un giorno, e anche per le ore del settimo giorno consecutivo della settimana lavorativa, a condizione che il tempo lavorato sia superiore a otto ore.

Secondo Bizfluent.com, altri fattori includono:

  • Pasti e pause di riposo: le pause di riposo possono durare da cinque a 20 minuti. Un datore di lavoro può essere obbligato dalla legge statale a concedere queste interruzioni e, quindi, deve pagarle. I periodi dei pasti possono variare da 30 minuti a un'ora e sono generalmente non pagati a meno che il dipendente non lavori durante la pausa.

  • Orario di lavoro parziale: se un dipendente deve lasciare il lavoro in anticipo o non può presentarsi e non ha tempo retribuito a disposizione per tali questioni, il datore di lavoro può detrarre le ferie, i giorni personali o di malattia dal dipendente o agganciarli per la giornata.

  • Lavoro straordinario per dipendenti con mancia: i calcoli vengono effettuati in base al salario minimo federale o statale di un lavoratore e al credito di mancia. Ad esempio, se un lavoratore riceve il salario orario minimo federale degli Stati Uniti di $ 7,25 , per gli straordinari, moltiplicalo per 1,5 o "tempo e metà" per ottenere $ 10,88 . Sottrai $ 5,12 , il credito di mancia federale, da $ 10,88 per la tariffa di straordinario di quel dipendente, che è $ 5,76 .

Calcolo del tempo di lavoro in un anno

È facile calcolare il numero di ore di lavoro in un intero anno moltiplicando il numero di ore in una settimana lavorativa, per il numero di settimane nell'anno. Quaranta ore settimanali lavorate per 52 settimane sono 2.080 ore lavorate all'anno. Tuttavia, non tutti i dipendenti lavorano 40 ore consecutive: dovrai sommare i loro totali e moltiplicarli per il numero di settimane in un anno per ottenere il totale annuale dell'individuo. Quando si esegue il calcolo annuale per i dipendenti, assicurarsi di tenere in considerazione anche altri fattori. La maggior parte dei lavori di solito prevede alcune ferie e giorni di ferie, che dovrai sottrarre dalle ore di lavoro totali.

Quando si calcolano le ore annuali per i dipendenti stipendiati, la matematica sarà leggermente diversa. I lavoratori salariati ricevono assegni settimanali o bisettimanali, a seconda dell'azienda. Coloro che sono pagati settimanalmente dovrebbero essere coperti per 40 ore e quelli che sono pagati bisettimanali dovrebbero essere coperti per 80 ore se questa è la politica a tempo pieno di un'azienda. Il datore di lavoro deve anche essere a conoscenza delle ferie e dei giorni di ferie e detrarre quelli dalle ore lavorate nel calcolo della retribuzione.