Qual è la conclusione corretta di una lettera commerciale?

Le probabilità sono che, se stai scrivendo una lettera commerciale, hai qualcosa di importante da dire e vuoi assicurarti di comunicarlo in modo efficace. Il formato della lettera commerciale gioca un ruolo importante in quella comunicazione: mostra alla persona a cui stai scrivendo che sei professionale e credibile. Allo stesso modo, terminare una lettera commerciale in modo professionale può aiutarti a stabilire tale professionalità e credibilità. Poiché la fine della lettera è l'ultima parte che il destinatario leggerà, è ciò che sarà più fresco nella sua memoria. Anche se hai un saluto e un corpo molto professionali, un finale non professionale può fare un'impressione negativa.

Paragrafo finale

In alcuni tipi di lettere commerciali, come le lettere di presentazione, esiste un formato specifico da seguire per concludere le lettere. Tuttavia, come principio generale, usa l'ultimo paragrafo della tua lettera per concludere la tua attività, incluso il modo in cui vorresti essere contattato o quali articoli devi ricevere per posta. Includi anche un finale educato in cui ringrazi la ricevente per il suo tempo, le auguri successo con lo sforzo o dichiari che saresti entusiasta di parlare di più del problema per telefono.

Chiusura

La chiusura della tua lettera è la parola o la frase che digiti dopo il corpo della lettera; la chiusura è sempre seguita da una virgola. A seconda del tipo di attività a cui si riferisce la lettera o del tuo rapporto con il destinatario, puoi scegliere tra una varietà di saluti professionali. "Cordiali saluti" e "Saluti" sono due scelte quasi sempre sicure. "Grazie", con solo la prima parola in maiuscolo, è una buona scelta se stai richiedendo qualcosa nella lettera, come una riunione o dei documenti. Tuttavia, è anche accettabile terminare una lettera non richiesta con "Grazie"; è un modo per ringraziare la ricevente per il suo tempo.

Firma

Dopo la chiusura, salta tre righe vuote prima della firma. Firmare le tue comunicazioni aziendali a mano mostra al destinatario che hai dedicato del tempo per rendere la lettera professionale. Mostra anche che hai esaminato le lettere, poiché molte lettere commerciali sono preparate da una segretaria. Tuttavia, potresti non essere in grado di firmare le tue lettere in tutti i casi. Ad esempio, i reparti delle risorse umane di molte aziende ora richiedono che le lettere di accompagnamento vengano inviate tramite un sistema elettronico. In questo caso, non lasciare le tre righe vuote; basta digitare il tuo nome.

Elementi finali

Dopo la tua firma arriva il tuo nome digitato, seguito dal tuo titolo nella riga successiva. In alcuni casi, potresti voler fornire il tuo indirizzo, indirizzo email o numero di telefono dopo il titolo alla chiusura della tua lettera. Fallo soprattutto in lettere commerciali molto formali indirizzate a qualcuno che non conosci. In questo modo, se la persona perde la busta, potrà comunque rispondere alla tua lettera. Infine, dopo le informazioni di direzione, salta una riga e indica se ci sono allegati. Fare sempre riferimento anche agli allegati nel corpo dell'articolo. Tuttavia, alla fine della lettera, scrivi "Allegato:" (nota i due punti) e descrivi brevemente cos'è l'allegato, ad esempio "Riprendi".