Come indirizzare un promemoria ai tuoi dipendenti

Può sembrare che un promemoria - che è l'abbreviazione di "memorandum" - sia un documento che puoi scattare rapidamente senza pensarci troppo. Ma mentre i promemoria sono per natura brevi (non più di due pagine), puoi e dovresti racchiudere molto in quella pagina o due perché valga la pena leggerlo. Dipende anche da chi è indirizzato il promemoria; lo scrittore può avere un focus diverso in un memo al presidente o un memo allo staff rispetto al solo suo team. Che tu stia trasmettendo informazioni o chiedendo risposte, seguire un formato collaudato garantirà di fornire tutte le informazioni di cui i destinatari hanno bisogno.

Inizia con chi è indirizzato il memo

L'intestazione viene prima in un memo ed è importante perché dice ai destinatari di cosa tratta il memo e chi altro sta ricevendo; in altre parole, a chi si rivolge il memo - se lo scrittore sta inviando il memo allo staff in generale o solo al suo team, per esempio - e perché dovrebbe leggerlo. Secondo Lexico, un'intestazione di esempio dovrebbe includere:

  • A: nome e titolo della persona
  • Cc: Tutti gli altri destinatari
  • DA: nome e titolo
  • DATA: mese, giorno, anno senza abbreviazioni
  • OGGETTO: Argomento specifico del promemoria

L'Online Writing Lab (OWL) della Purdue University sottolinea che, anche se i promemoria non sono la comunicazione più formale, dovresti comunque chiamare i destinatari con i loro nomi completi anche se i loro soprannomi sono usati in tutta l'azienda. Quindi i dipendenti che sono chiamati "Pesce" o "Rosso" da tutti dovrebbero essere indirizzati con i loro veri nomi nella riga del destinatario.

Comprendere l'importanza della riga dell'oggetto

Spereresti che un promemoria del presidente dell'azienda, dell'amministratore delegato o del manager di un dipendente venga letto nella sua interezza da tutti i destinatari. Ma molti lettori di memo guardano automaticamente alla riga dell'oggetto per dire loro rapidamente di cosa tratta questo memo. Vogliono valutare quanto sia davvero importante il promemoria per loro e se hanno bisogno di leggerlo tutto. La riga dell'oggetto offre anche ai lettori un quadro di riferimento per reindirizzare la loro attenzione da ciò che stavano facendo in precedenza.

La riga dell'oggetto deve essere altamente specifica per il contenuto effettivo del memo, secondo OWL di Purdue. Dovrebbe essere conciso, sì, ma dire chiaramente cosa c'è nel promemoria. Leggere esempi di linee tematiche non sufficientemente specifiche e come sono state migliorate può aiutarti a capire la differenza e migliorare le linee dell'oggetto per ottenere più lettori:

  1. LINEA DELL'OGGETTO: Sicurezza CAMBIA IN: Proteggi i tuoi effetti personali contro i furti in ufficio.
  2. OGGETTO: Forniture per ufficio CAMBIA A: Nuovo metodo per ordinare forniture per ufficio.
  3. LINEA DELL'OGGETTO: Neolaureati CAMBIA CON: Neolaureati in tour operator la prossima settimana.

Afferma prima il tuo punto principale

I memo sono forme di comunicazione dirette, non teaser che raggiungono il punto principale. Dopo aver letto la riga dell'oggetto, la maggior parte dei lettori passa immediatamente alla prima frase per vedere il punto principale del promemoria, quindi metti il ​​punto principale all'inizio, preferibilmente nella prima riga. Un articolo sulla scrittura di promemoria aziendali sul sito web del Centro di scrittura della George Mason University dichiara che il punto più importante sulla scrittura di promemoria è iniziare il promemoria con il punto principale. Ciò consente al lettore di sapere immediatamente cosa è trattato nel memo.

Se l'oggetto è "Proteggi i tuoi effetti personali contro il furto in ufficio", la prima riga del tuo promemoria potrebbe essere "Recentemente sono stati segnalati diversi furti di oggetti personali in ufficio". Ora hai la loro attenzione. La riga dell'oggetto non era solo un suggerimento; ci sono stati veri e propri furti nel tuo ufficio. Continua con frasi aggiuntive che trasmettono informazioni come "Non siamo stati in grado di accertare chi è responsabile di questi furti e, a causa del numero di visitatori che abbiamo nei nostri uffici, la risoluzione del problema potrebbe richiedere del tempo. Pertanto, chiediamo che puoi bloccare gli oggetti personali nella scrivania o portarli con te ogni volta che esci dalla tua zona. "

Se i lettori vogliono maggiori informazioni, continueranno a leggere i tuoi punti di supporto. Ma fornendo le informazioni più importanti in anticipo, più lettori sapranno di cosa tratta il promemoria, anche se non continuano a leggere. I tuoi dipendenti sono impegnati a svolgere il loro lavoro e possono ricevere centinaia di e-mail e promemoria durante il giorno, che non possono assolutamente leggere completamente. Se sanno di cosa tratta il tuo memo, però, è più probabile che si ricordino di tornarci dopo gli appuntamenti urgenti, le telefonate dei clienti e le scadenze.

Usa i sottotitoli per guidare i lettori

Ad alcuni lettori piace scorrere i documenti, compresi i promemoria, per i punti principali, secondo la George Mason University. Per aiutarli a farlo, usa sottotitoli informativi in ​​tutto il memo in modo che se tutto ciò che leggono è la riga dell'oggetto e i sottotitoli, verranno via per capire il succo del memo. Assicurati che i tuoi sottotitoli siano forti e esplicativi, proprio come fai con la riga dell'oggetto. Questo non è il posto giusto per essere intelligenti e misteriosi.

Continuando il tuo promemoria sui furti in ufficio, potresti scrivere un sottotitolo per ogni punto di backup che desideri creare ed evidenziarli in grassetto, ad esempio:

  • Furti si sono verificati nelle ultime due settimane
  • Altre spiegazioni sono state escluse
  • Azione che dovresti intraprendere ora

Espandi su ogni sottotitolo in un paragrafo sotto di esso. Per il primo sottotitolo sulla tempistica dei furti, fornire le date effettive in cui si sono verificati i furti o informazioni pertinenti, ad esempio che si sono verificati tutti di venerdì. Sotto il secondo argomento, spiega che la possibilità che gli oggetti siano stati semplicemente persi è stata discussa ma esclusa perché c'erano troppi incidenti troppo vicini tra loro.

Considera l'idea di aggiungere un riepilogo

Dopo aver scritto la maggior parte del tuo promemoria, se è lungo due pagine intere e contiene molte informazioni, potresti voler aggiungere un riepilogo, a volte chiamato riepilogo esecutivo, che i lettori possono scansionare per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. Questo riepilogo facoltativo va all'inizio del memo, quindi stai effettivamente dando ai lettori un'anteprima di ciò che copre il memo, sebbene sia scritto come un riepilogo, secondo il Purdue OWL.

Inizia con il punto principale del tuo memo, seguito dai punti che supportano la tua idea principale nell'ordine in cui i punti sono coperti nel memo. Quindi indica chiaramente quale azione vuoi che i lettori intraprendano. Alcuni lettori preferiscono i promemoria con i riepiloghi perché possono leggere l'intestazione e le righe dell'oggetto, quindi il riepilogo e sapere esattamente cosa è trattato nel promemoria senza leggere le due pagine intere. Se il tuo memo è una pagina o meno, non è necessario aggiungere un riepilogo.

Apri, chiudi e formatta correttamente

Mary Cullen, coach di scrittura e fondatrice di Instructional Solutions, sottolinea che i promemoria sono documenti interni, mentre le lettere commerciali sono esterne e le e-mail possono esserlo. A volte, tuttavia, se hai lavorato a stretto contatto con un cliente su un progetto, i memo possono essere utilizzati per comunicare con loro. I promemoria non iniziano con un saluto né terminano con una firma di chiusura.

Il Purdue OWL spiega che poiché i promemoria sono documenti aziendali, i paragrafi devono seguire il formato aziendale ed essere giustificati a sinistra, non rientrati come nella scrittura accademica. Le righe devono essere a spaziatura singola, con doppi spazi tra i paragrafi. Per la chiusura, Cullen suggerisce di terminare il memo con un forte invito all'azione. Spiega ai lettori cosa vuoi che facciano dopo, sia che si tratti di cambiare il modo in cui eseguono una procedura, dare un feedback sull'argomento del memo o semplicemente ricordare le informazioni ogni volta che ne hanno bisogno.