Procedura dettagliata del libro paga

Il libro paga implica l'esecuzione di molte attività per garantire stipendi accurati e tempestivi, imposte sui salari e conformità alla tenuta dei registri. Questi compiti non possono essere affrettati e dovrebbero essere eseguiti con minuziosi dettagli. In caso contrario, possono verificarsi stipendi errati e improprie procedure di tenuta dei registri e imposte sui salari.

La prima situazione può far arrabbiare i dipendenti; le ultime due situazioni possono causare sanzioni dall'Internal Revenue Service e dal Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti. Di conseguenza, quando si esegue il libro paga, applicare un processo graduale.

  1. Elaborazione del libro paga in anticipo

  2. Elaborare il libro paga in anticipo. Elaborare un programma di elaborazione delle buste paga che ti consenta di avere tutto il tempo per elaborare il libro paga e correggere gli errori rilevati prima che i dipendenti ricevano i loro stipendi. Ad esempio, eseguire l'elaborazione delle buste paga due o tre giorni prima della data di pagamento effettiva.

  3. Aggiorna i record dei dipendenti

  4. Apportare le modifiche al record del libro paga del dipendente, se applicabile. Ciò include: modifiche dell'indirizzo; modifiche alla detrazione sui salari, come W-4 e modifiche al modulo dell'imposta sul reddito statale; e modifiche alle detrazioni volontarie, come la pensione e le prestazioni sanitarie. Inoltre, immettere nuove informazioni di assunzione per i dipendenti assunti nel periodo di paga corrente.

  5. Calcola dati di misurazione del tempo

  6. Calcola i dati di cronometraggio da cartellini o schede presenze e inserisci le ore da pagare nel sistema, come le ore regolari, straordinarie e ferie. Se si utilizza un sistema di cronometraggio computerizzato, è possibile importare l'ora nel software del libro paga. Tutto quello che devi fare è assicurarti che il tempo sia trasportato correttamente e apportare le modifiche necessarie.

  7. Pagamento proporzionale come richiesto

  8. Paga altri tipi di reddito, come bonus, commissioni e retribuzione retroattiva a causa di un aumento di stipendio. Eseguire altri aggiustamenti, come la retribuzione aggiuntiva o la detrazione dello stipendio a causa di pagamenti in eccesso o in difetto da un periodo di paga precedente. Proporzionare la retribuzione del dipendente stipendiato se termina ma non lavora per l'intero periodo di retribuzione e immettere le date di interruzione nel software del libro paga per interrompere i pagamenti futuri.

  9. Inoltre, proporzionale alla retribuzione del nuovo dipendente salariato se viene assunto dopo l'inizio del periodo di paga corrente. Ad esempio, se inizia a lavorare il quarto giorno del periodo di paga bisettimanale, pagala sette giorni lavorativi invece di 10.

  10. Verifica i rapporti sui salari

  11. Stampa rapporti che ti consentono di verificare il libro paga prima di stampare gli stipendi e generare il file di deposito diretto. Se necessario, apporta delle modifiche.

  12. Stampa buste paga e buste paga

  13. Stampa buste paga e buste paga. Genera il file di deposito diretto e inoltralo alla banca. Contatta la banca e assicurati che sia ricevuto in modo appropriato e verifica l'importo ricevuto.

  14. Conserva i registri delle buste paga

  15. Stampa i registri delle buste paga che mostrano i salari lordi-netti dei dipendenti per il libro paga corrente. Archivia in un'area di archiviazione riservata. Conserva questi registri per un minimo di tre anni. Conserva i registri del cronometraggio e quelli su cui si basano i calcoli dei salari per un minimo di due anni.

  16. Stampa e distribuisci report

  17. Stampare e distribuire i report necessari ai reparti correlati, come risorse umane e finanza, per scopi di amministrazione e riconciliazione dei benefici. Se un reparto separato o un'azienda gestisce le imposte sui salari, inoltrare i record fiscali necessari per ogni periodo di retribuzione alla persona appropriata.

  18. Mancia

    Il software del libro paga calcola le tasse sui salari per te. Tuttavia, tieni sempre a portata di mano una copia dell'Internal Revenue Service Circular E per aiutarti a comprendere i tuoi obblighi fiscali sui salari. Contatta la tua agenzia fiscale statale per le linee guida sugli obblighi fiscali sui salari statali.