Tasse e spese di lavoro per i dipendenti W-2

Fino a poco tempo, molte spese di lavoro non rimborsate per i contribuenti del reddito W-2 erano deducibili quando è arrivato il momento di presentare le tasse di fine anno. Tuttavia, la nuova legislazione ha eliminato la detrazione, forse inducendo alcune aziende a ripensare il loro approccio alle spese aziendali, in particolare nell'area del networking. Mentre in precedenza, i dipendenti potevano detrarre le spese relative all'attività, le aziende potrebbero dover sostenere i costi per queste opportunità di networking o trovare nuovi modi per creare contatti con i clienti e aumentare le vendite.

La legislazione fiscale elimina le detrazioni

A partire dal 1 ° gennaio 2018, il Tax Cut and Jobs Act firmato in legge dal Congresso ha eliminato la maggior parte delle detrazioni precedentemente consentite per i dipendenti che sostenevano spese che non erano state rimborsate dalle loro aziende. Alcune di queste spese ora non ammissibili includono quote sindacali, appartenenza a società professionali, uso di uffici domestici, strumenti legati al lavoro, forniture o abbigliamento specializzato e pasti legati al lavoro, intrattenimento e viaggi. Non sono più consentite nemmeno le spese sostenute durante la ricerca di lavoro e le spese di trasloco. Sebbene possa sembrare molto lontano, la sospensione di queste detrazioni dovrebbe continuare solo fino al 2025.

L'aumento della detrazione standard dà il vantaggio

La grande domanda potrebbe essere: "Perché queste spese non sono più ammissibili? Cosa è cambiato?" Le spese di lavoro non rimborsate per i lavoratori con reddito W-2 potevano essere precedentemente elencate nella Tabella A di una dichiarazione dei redditi personale, che di solito fornisce un enorme impulso alla riduzione del carico fiscale di un individuo. Tuttavia, l'eliminazione delle detrazioni è compensata da un aumento della detrazione standard consentita. La nuova legge ha quasi raddoppiato la detrazione standard consentita che alla fine si traduce in un aumento del risparmio fiscale per la maggior parte, ma non tutti, i contribuenti.

Alcuni possono ancora accettare detrazioni

Sebbene la detrazione sulle spese legate al lavoro sia eliminata per la maggior parte dei lavoratori, alcuni individui che rientrano nelle seguenti categorie possono ancora detrarre le spese non rimborsate:

  • Riservisti delle forze armate.
  • Artisti qualificati.

  • Funzionari governativi statali o locali a pagamento.

  • Dipendenti con spese di lavoro correlate a menomazioni.

I dipendenti che si qualificano per ricevere questa detrazione devono completare il modulo IRS 2106 come parte della dichiarazione dei redditi. Le spese devono essere state sostenute durante l'anno fiscale ed essere state ordinarie e necessarie come parte dell'esecuzione del lavoro dichiarato.

Le aziende potrebbero dover pagare

Per i dipendenti che non possono accettare la detrazione, può sembrare che l'eliminazione di queste detrazioni riduca la loro capacità di stabilire collegamenti importanti con potenziali clienti e professionisti del settore. Dopo tutto, uno degli svantaggi del networking aziendale è che può essere costoso. I lunghi viaggi per effettuare chiamate di vendita, la partecipazione a conferenze di lavoro o riunioni con potenziali clienti possono essere costosi, soprattutto senza l'uso di un veicolo aziendale o il chilometraggio non viene rimborsato.

Al fine di mantenere lo stesso livello di produttività, le aziende potrebbero dover adattare il modo in cui forniscono ai dipendenti le attrezzature per svolgere il proprio lavoro fornendo risorse monetarie aggiuntive. Alcune considerazioni possono includere:

  • Aumenta il limite sulle miglia di viaggio rimborsabili.
  • Fornire l'accesso a un veicolo aziendale.
  • Fornire una carta di credito aziendale per le spese di gas o pasti. quando si incontra con i clienti.
  • Paga gli abbonamenti ad associazioni di imprese.

Tieni presente che, sebbene le nuove normative fiscali non consentano più alle aziende di detrarre le spese di intrattenimento, possono comunque detrarre fino al 50% delle spese per i pasti purché vengano rispettati determinati requisiti. I pasti devono essere

  • Una spesa ordinaria e necessaria nello svolgimento degli affari.
  • Il pasto non può essere abbondante o stravagante date le circostanze.
  • Il dipendente è presente al pasto.
  • Il pasto viene fornito a un cliente aziendale attuale o potenziale, cliente, consulente o contatto commerciale simile.
  • Quando i pasti vengono acquistati durante o durante un evento di intrattenimento, i pasti devono essere acquistati separatamente dall'intrattenimento oppure i costi di pasto e intrattenimento devono essere elencati separatamente su un conto, fattura o ricevuta.

Detrazioni ai dipendenti durante il viaggio

Come per molte cose relative alle tasse, è necessario prestare attenzione e controllare le specifiche delle linee guida IRS relative a eventuali detrazioni ancora consentite. Ad esempio, i dipendenti possono ancora detrarre fino al 50% delle spese per i pasti non rimborsate sostenute, ma solo durante il viaggio di lavoro fuori casa. Viaggiare lontano da casa significa che sei lontano dall'area generale della tua residenza fiscale e hai bisogno di dormire o riposare per completare le tue mansioni lavorative mentre sei lontano. Definire ciò che conta come viaggio d'affari può essere complicato, quindi è una buona idea chiarire la tua situazione con un professionista fiscale.

Tieni presente che un pranzo di lavoro con i colleghi o un pasto acquistato quando devi rimanere al lavoro fuori orario non sono considerati scenari di viaggio, quindi non sarebbero detraibili. In precedenza, i contribuenti potevano detrarre le spese di trasloco, se stavano acquisendo un lavoro a tempo pieno entro una distanza qualificata dalla loro posizione precedente. Fino al 2025, tuttavia, queste spese non sono più deducibili.

Tipi di reti aziendali

Anche se i dipendenti possono sentire la necessità di limitare le loro attività commerciali fuori dall'ufficio a causa della spesa, ci sono alcune opzioni a basso costo che possono fornire significative opportunità di lavoro in rete . Idealmente, una volta che si stabiliscono ulteriori collegamenti e si spera che si acquisiscano nuovi clienti, il denaro che si spende inizialmente sarà compensato in termini di bonus sulle vendite o forse promozioni, una sorta di consulenza per la spesa iniziale. I tipi di reti aziendali disponibili includono:

Contatti casuali: forse il più noto di questo tipo di gruppo di networking è la Camera di Commercio locale che si trova in circa 4.000 città e paesi degli Stati Uniti. I membri possono partecipare a riunioni mensili e ottenere consigli da esperti aziendali su un argomento specifico, ma un vantaggio regolare sono le opportunità di networking che si svolgono durante la colazione o il pranzo. Alcuni gruppi ospitano scambi regolari di biglietti da visita o eventi speciali di networking. Le quote associative annuali sono in genere di circa $ 400 e le tariffe mensili si basano sulle dimensioni di un'azienda.

Contatti forti: questo tipo di gruppo di rete è simile alla Camera, ma è più proattivo nella sua spinta affinché i membri ottengano contatti commerciali difficili. In genere consentono solo a un membro di ciascuna professione di unirsi al gruppo in modo da ridurre la concorrenza per i lead. A volte ai membri potrebbe essere richiesto di inviare un certo numero di referral aziendali ad altri membri del gruppo ogni mese. C'è un po 'più di pressione sui membri, ma ci sono anche più contatti guadagnati in cambio.

Associazioni professionali: questi tipi di gruppi sono associazioni di professionisti che la pensano allo stesso modo, come quelli della finanza, della produzione, dell'assistenza sanitaria o delle vendite al dettaglio. Qui puoi fare rete con coloro che operano direttamente nel tuo campo, raccogliere idee e scambiare informazioni sul tuo settore.

Punti vendita di social media : l' utilizzo dei social media è forse uno dei mezzi più economici per fare rete, poiché non ti costa nulla oltre a ciò che stai già spendendo per computer e Internet, nonché parte del tuo tempo. Scrivere un blog, pubblicare frequentemente sulla pagina Facebook della tua azienda o scrivere articoli informativi su LinkedIn sono modi per far risaltare la tua azienda. Se le persone commentano i tuoi post, è importante rispondere e anche sfruttare le opportunità per stabilire connessioni con questi nuovi contatti.

Note sui rimborsi delle spese aziendali

Se le aziende scelgono di pagare le spese aggiuntive sostenute dai propri dipendenti nel corso dell'attività, dovranno contabilizzare adeguatamente i pagamenti al fine di detrarli come spese aziendali. Possono scegliere di rimborsare le spese effettive o fornire un accordo di indennità. Tuttavia, un'attenta contabilità e reporting è essenziale.

Sebbene i rimborsi effettivi non richiedano alcuna contabilità aggiuntiva oltre alla registrazione nella categoria di spesa appropriata, le indennità in eccesso che non sono contabilizzate dal dipendente e non restituite all'azienda, devono essere incluse come salari nel modulo W-2 del dipendente.