La differenza tra un promemoria e una lettera commerciale

I promemoria aziendali sono documenti interni inviati ai dipendenti per trasmettere informazioni sull'azienda, mentre le lettere commerciali sono comunicati esterni, spesso relativi ad attività di vendita o esigenze dei clienti o per interrogare un fornitore o un'agenzia governativa. La formattazione è diversa per ciascuno e imparare a crearli correttamente ti aiuterà a comunicare in modo più efficace il tuo messaggio.

Memo aziendali ai membri del personale

"Memo" è l'abbreviazione di memorandum, che si riferisce a un promemoria o una notifica di un elemento importante. I promemoria vengono spesso inviati per informare i membri del personale di una riunione o di una nuova politica che l'azienda ritiene sia abbastanza importante da giustificare più della semplice diffusione del passaparola. I promemoria sono spesso informali, con meno attenzione alla struttura, alla formattazione, alla grammatica e, nel caso dei promemoria stampati, alla qualità della carta.

Lettere commerciali inviate all'esterno dell'azienda

Le lettere sono documenti più formali inviati a persone esterne alla tua azienda. Possono includere richieste di informazioni o chiarimenti da parte di un'agenzia governativa; risposte a reclami o domande dei clienti; o presentazioni o proposte a fornitori, clienti o media. Le lettere sono solitamente scritte su carta di alta qualità, piuttosto che su carta per copie, e vengono attentamente riviste per evitare anche il più piccolo errore.

Intestazioni utilizzate in promemoria e lettere

Non è necessario che un promemoria sia su carta intestata o includa il nome della tua azienda, il logo, l'indirizzo o altri elementi che di solito si trovano sulla carta intestata. Un memo spesso include un'intestazione nella parte superiore sinistra del foglio che include quattro righe che indicano chi sta inviando la nota, chi la riceve, l'argomento trattato dal memo e la data.

Una lettera è solitamente scritta su carta intestata aziendale con la data che appare sotto la carta intestata sul lato sinistro della pagina. Una riga vuota separa la data e l'indirizzo del destinatario, che include il nome, il titolo e l'indirizzo del destinatario. Dopo un'altra riga vuota, viene visualizzato un saluto, ad esempio "Caro signor Smith".

Contenuto utilizzato in lettere e promemoria

Un promemoria afferma lo scopo del comunicato nella prima frase, seguito da informazioni che affrontano brevemente il chi, cosa, dove, perché, quando e come dei contenuti. Poco supporto o dettaglio si trovano in un memo, che spesso precede una riunione o fa un breve annuncio. Se un'azienda ha notizie dettagliate o complicate da annunciare, terrà una conferenza o fornirà un rapporto più lungo. I destinatari di un memo possono contattare il mittente del memo o un supervisore se necessitano di ulteriori informazioni.

Una lettera inizia con il motivo della scrittura e poi affronta il motivo. Una lettera di solito fornisce più dettagli, supporto e giustificazione rispetto a un promemoria, poiché l'autore della lettera deve spesso effettuare una vendita o rispondere a una domanda.

Chiusura del promemoria o della lettera

Un memo non riassume o riassume i contenuti, spesso termina con un invito all'azione, come chiedere al lettore di inserire la data della riunione imminente sul suo calendario o di proseguire l'azione consigliata nel memo. Una lettera spesso termina con una conclusione, offre ringraziamenti, chiede al lettore di contattare lo scrittore e include il nome e il titolo del mittente. Molte lettere contengono un PS, o poscritto, che fa risaltare un fatto o un'informazione.