10 regole per una corretta etichetta durante le riunioni di lavoro

Il rispetto dell'etichetta corretta per un incontro di lavoro stabilisce il rispetto tra i partecipanti alla riunione, aiuta la riunione a iniziare e finire in tempo e promuove un'atmosfera di collaborazione. La mancanza di etichetta e la scarsa pianificazione sono due dei motivi principali per cui molti incontri di lavoro falliscono. Insegna ai tuoi dipendenti l'etichetta delle riunioni di lavoro per assicurarti che le riunioni di lavoro siano efficaci.

1. Arrivo in anticipo (nessuna scusa)

Arrivare al luogo della riunione di lavoro con almeno 15 minuti di anticipo. Questo mostra rispetto e ti consente di trovare un posto e posizionarti prima dell'inizio della riunione.

2. Segui l'Agenda

Il presidente della riunione dovrebbe far circolare l'ordine del giorno della riunione a ciascun partecipante almeno una settimana prima. I partecipanti devono chiamare il presidente per esprimere eventuali dubbi sull'ordine del giorno almeno 48 ore prima della riunione. Il presidente e il partecipante interessato avranno quindi il tempo di determinare se è necessario apportare modifiche. L'ordine del giorno dovrebbe anche menzionare l'inizio e la fine della riunione.

3. Essere preparati accuratamente

Ogni partecipante dovrebbe venire alla riunione con tutti i materiali e i dati di cui avrà bisogno e una comprensione dell'argomento della riunione. L'intero scopo dell'incontro è discutere l'argomento in questione. Hai sprecato il tempo di tutti se non sei disposto a contribuire.

4. Fare pause regolari

Le riunioni dovrebbero avere una pausa ogni due ore per garantire che i partecipanti rimangano concentrati. Cerca di fare pause di circa 20 minuti e pause per i pasti di circa 30 minuti.

5. Segui il codice di abbigliamento

Il presidente dovrebbe indicare che tipo di abbigliamento è richiesto per la riunione, sia business casual che business formale, ei partecipanti dovrebbero seguire questa regola. Un elenco rappresentativo dell'abbigliamento sarebbe utile in quanto i partecipanti potrebbero avere opinioni diverse su cosa sia il business casual e il business formal. Ad esempio, quando si elenca la riunione come formale di lavoro, è possibile indicare che una camicia abbottonata e pantaloni cachi sono sufficienti.

6. Parla a turno

Mantieni organizzata la riunione parlando solo quando hai la parola. Poni domande durante il periodo designato per le domande e alza la mano per essere riconosciuto dal presidente che ha la parola. Non interrompere qualcuno mentre parla o fa una domanda.

7. Ascolta, ascolta davvero

Potresti scoprire che molte delle tue domande su un argomento trovano risposta in base al contenuto della riunione. Ascolta attentamente la riunione e prendi appunti. L'ascolto attivo è rispettoso e ti offre una solida base per formulare la tua risposta.

8. Mantieni la calma

Evita abitudini nervose come battere la penna sul tavolo, fare rumori udibili con la bocca, far scorrere carte o battere i piedi sul pavimento. Questo distrae gli altri partecipanti e ti fa sembrare ansioso, anche se non lo sei.

9. Sii gentile con il tuo telefono

Spegni il cellulare prima dell'inizio della riunione. Se stai aspettando una chiamata urgente, imposta il telefono in modo che vibri e ti scusi dalla riunione se arriva la chiamata. A meno che i computer portatili non siano stati approvati per la riunione, spegni il tuo e abbassa lo schermo in modo da non ostacolare nessuno Visualizza.

10. Non portare ospiti

Non portare ospiti senza preavviso a una riunione. Se hai qualcuno che vorresti portare a una riunione, contatta il presidente per ottenere il permesso di portare il tuo ospite. Se il permesso non viene concesso, non portarlo.