Come esportare i messaggi di posta elettronica di Outlook in fogli di calcolo Excel

Outlook è uno dei migliori programmi di posta elettronica disponibili ed è la prima scelta per molti utenti di posta elettronica aziendali. La piattaforma è potente perché organizza bene grandi quantità di email, si integra con numerose estensioni di terze parti, ha limiti di invio elevati per uso commerciale e più account possono essere facilmente creati e gestiti su un unico server.

Uno dei difetti di Outlook riguarda un metodo semplice per esportare i messaggi di posta elettronica o la capacità di estrarre rapidamente i dati dai messaggi di posta elettronica. Esistono numerose possibilità, che vanno dalla copia e incolla di singole e-mail in documenti di testo all'esportazione in formato CSV o Excel. Nessuna opzione è perfetta e la formattazione personalizzata spesso viene persa durante il processo.

Perché esportare le email?

Ci sono davvero solo pochi motivi per esportare le email da Outlook. Spostare la posta in arrivo su un server e una piattaforma diversi richiede un'esportazione quando non si desidera ricominciare da capo. E passare a un nuovo sistema può perdere tutte le tue importanti conversazioni e-mail dagli scambi passati.

Per evitare di perdere preziosi dati di posta elettronica, esportali in una cartella di lavoro di Excel o in uno dei tanti altri formati. Tieni presente che il caricamento in un formato leggibile e facilmente definito su un nuovo sistema è probabilmente difficile o impossibile. Il foglio Excel può organizzare le conversazioni e agire come un database in cui è possibile cercare vecchi contatti e conversazioni per contesto o data.

L'altro motivo per esportare le e-mail è salvare i dati in un file di backup. Vale la pena di eseguire il backup di informazioni sensibili che potrebbero richiedere un richiamo per scopi legali o personali. Se il tuo server viene mai cancellato, il file Excel memorizzerà tutto dalle precedenti conversazioni e-mail.

Esporta e-mail da Outlook a Excel

L'esportazione di e-mail da Outlook a Excel è semplice. Tieni presente, tuttavia, che manterrai solo testo normale e collegamenti di base. Tutta l'altra formattazione viene persa. Se alla fine vuoi ripristinare la formattazione, il salvataggio come file HTML è una buona alternativa.

Apri Outlook e fai clic sull'opzione "File", seguita dall'opzione "Apri ed esporta". Fare clic su "Importa / Esporta" e "Esporta in un file" prima di impostare il tipo di file su Excel. Un CSV è simile e verrà trasferito facilmente a una cartella di lavoro Excel in un secondo momento, se lo desideri.

Infine, scegli la cartella di destinazione in cui salvare il file. Seleziona "Fine" per salvare le e-mail nella cartella specificata. Esci da Outlook e vai alla cartella. Verifica che il file sia stato salvato e prova ad aprirlo. La cartella di lavoro di Excel o il file CSV dovrebbe aprirsi con tutti i dati di posta elettronica.

Opzioni alternative

Altri tipi di file sono supportati anche da Outlook. L'etichetta .PST è specifica per il backup delle e-mail di Outlook e di altri dati archiviati sul server. Il .OLM svolge la stessa funzione sui sistemi Mac. Il problema qui è che il file è compatibile solo con altre email di Outlook. Se si desidera aprire o trasferire i dati di posta elettronica, è necessario che avvenga all'interno di un altro account Outlook.

L'altra soluzione alternativa è specifica per Gmail. Puoi configurare un account Gmail all'interno di Outlook, il che significa essenzialmente che stai utilizzando un server Gmail ma un volto di Outlook per gestire le tue e-mail. I sistemi funzionano insieme e puoi copiare tutte le email di Outlook nelle singole cartelle e spostarle in nuove cartelle Gmail. Se abbandoni Outlook dopo aver spostato le e-mail, rimarranno sul server Gmail.

Il trasferimento di e-mail da un'intera azienda con più account è difficile e non esiste un percorso chiaro per cambiare piattaforma. L'integrazione con un sistema come Salesforce che tiene traccia di tutte le azioni separatamente aiuta, poiché tali azioni rimangono archiviate nell'account Salesforce. Cambia server e almeno hai ancora gli indirizzi email e la cronologia per ogni email. Altrimenti, un cambio di server è difficile e un po 'complicato.