Perché sia ​​le attività che le spese hanno un saldo a debito?

Anche se sembra contraddittorio che le attività e le spese possono avere entrambi saldi in debito, la spiegazione è abbastanza logica quando si comprendono le basi della contabilità. La teoria della contabilità moderna si basa su un sistema di partita doppia creato oltre 500 anni fa e utilizzato dai commercianti veneziani. I fondamenti di questo sistema sono rimasti coerenti nel corso degli anni.

Allora quali sono i fondamenti di un sistema contabile?

Configurazione degli account iniziali

Il primo passo nella creazione di un sistema contabile per un'azienda è identificare i conti necessari per registrare le transazioni finanziarie dell'azienda. Potrebbe includere un elenco iniziale di account per un'azienda

  • Contanti.
  • Crediti.
  • Inventario.
  • Cespiti.
  • È possibile pagare per questi account.
  • Prestiti bancari.
  • Equità.
  • Ricavi.
  • Spese.

L'elenco dei conti è noto come piano dei conti. Man mano che l'attività cresce, è possibile aggiungere più account a questo elenco per soddisfare la maggiore diversità delle transazioni.

I conti di attività, passività e patrimonio netto dei proprietari sono considerati "conti permanenti". Questi conti non vengono chiusi alla fine dell'esercizio contabile. I loro saldi vengono riportati all'esercizio successivo.

I conti delle entrate e delle uscite vengono impostati come "conti temporanei". I saldi di questi conti aumentano e diminuiscono durante l'anno e vengono chiusi alla conclusione del periodo contabile.

Nozioni di base sulla contabilità

Gli accrediti e gli addebiti sono utilizzati nel sistema di contabilità in partita doppia come metodo di registrazione delle transazioni finanziarie. Ogni entrata nel sistema contabile deve avere un debito e un accredito e coinvolge sempre almeno due conti. Un bilancio di verifica di tutte le voci contabili di un'azienda significa che il totale dei debiti deve essere uguale al totale di tutti i crediti.

Le voci vengono inserite in un modulo noto come T-account. Questo è un ausilio visivo che rappresenta un conto nella contabilità generale. Il nome del conto viene registrato sopra la parte superiore della T. I movimenti di addebito vengono registrati sul lato sinistro della T e i movimenti di accredito vengono registrati sul lato destro.

Per eliminare la confusione intorno ai significati di debiti e crediti, è necessario accettare il concetto che le parole non hanno altro significato che sinistra e destra. È tutto. Non è più complicato di così. Gli addebiti vengono utilizzati per registrare aumenti di attività e spese.

Illustriamo questo processo con un semplice esempio. Supponiamo che il responsabile dell'ufficio spenda $ 375 per acquistare carta, penne e toner per la stampante e paghi l'acquisto firmando un assegno.

Le voci sarebbero un addebito di $ 375 sul conto spese per forniture per ufficio e un credito di $ 375 sul conto bancario dell'azienda.

L'equazione contabile

L'equazione contabile è il fondamento di un sistema di contabilità in partita doppia.

  • L'equazione contabile di base è la seguente:
  • Attività = Passività + Patrimonio netto

L'utilizzo della contabilità in partita doppia garantirà che il bilancio sarà sempre in equilibrio e un bilancio di verifica di debiti e crediti sarà sempre uguale.

Facciamo un altro esempio per illustrare questo principio. Supponiamo che il responsabile della produzione abbia effettuato un acquisto di 3.200 dollari in materie prime necessarie per la fabbricazione dei prodotti dell'azienda. L'acquisto è stato effettuato da uno dei fornitori dell'azienda con pagamento dovuto entro 30 giorni.

Le voci sarebbero un addebito di $ 3.200 per l'inventario delle materie prime e un credito di $ 3.200 per i debiti.

Ora, diamo un'occhiata a quali conti hanno saldi di debito e credito.

Saldi normali nei conti

I conti normalmente riportano saldi di debito o di credito. Di seguito è riportato un elenco dei saldi normali per i conti di base:

  • Contanti: debito.
  • Contabilità clienti: addebito.
  • Inventario: addebito.
  • Immobilizzazioni: addebito.
  • Conti da pagare: credito.
  • Prestiti bancari: credito.
  • Equità: credito.
  • Ricavi: credito.
  • Spese: addebito.

In genere, i conti del bilancio contengono attività con saldi in debito e passività come saldi in credito. Si tratta di cifre statiche e riflettono la posizione finanziaria dell'azienda in un momento specifico.

Le transazioni di entrate e uscite sono registrazioni di afflussi e deflussi in un periodo di tempo, ad esempio un anno. Queste transazioni finanziarie vengono accumulate nel periodo di tempo e chiuse con l'adeguamento delle registrazioni contabili alla fine del periodo, si spera con un profitto. L'utile o la perdita risultante viene registrato nel conto del capitale proprio per mantenere l'equilibrio nell'equazione contabile.

Considera questo esempio di come funziona il processo contabile. Partendo dall'equazione contabile delle attività uguale alla somma delle passività più il patrimonio netto:

  • Attività: $ 3.750.000.
  • Passività: $ 1.800.000.
  • Capitale proprio dei proprietari: $ 1.950.000.

Nel corso dell'anno l'azienda ha i seguenti ricavi e costi:

  • Ricavi-crediti: $ 3.340.000.
  • Spese per il costo delle merci vendute-addebiti: $ 2.000.000.
  • Addebiti per spese amministrative e generali: $ 1.000.000.
  • Tasse-addebiti: $ 100.000.
  • Utile netto: $ 240.000 (questo è un profitto che verrà accreditato sul conto del patrimonio netto dei proprietari).

Per semplicità, si supponga che l'azienda abbia effettuato tutte le sue vendite in contanti. In questo caso, le attività dell'azienda aumenterebbero nel corso dell'anno di $ 240.000 in contanti raccolti e il conto azionario dei proprietari aumenterebbe a $ 2.190.000 ($ 1.950.000 + $ 240.000).

Ora, abbiamo l'equazione contabile:

  • Attività: $ 3.750.000 + $ 240.000 = $ 3.990.000.
  • Passività: $ 1 , 800.000 .
  • Patrimonio dei proprietari: $ 2.190.000. $ 3.990.000 = $ 1.800.000 + $ 2.190.000.

L'equazione contabile saldi; va tutto bene e l'anno ricomincia.

Conti cespiti con saldi a debito

Di seguito sono riportati i conti patrimoniali tipici con saldi in debito:

  • Contanti.
  • Titoli negoziabili.
  • Crediti.
  • Inventario.
  • Spese prepagate.
  • Edifici.
  • Attrezzature.

Consideriamo alcuni esempi di voci in questi account di asset.

  • Pagamento del debito insoluto a un fornitore:
  • Addebito su conti fornitori: riduce il saldo dovuto al fornitore.
  • Credito in contanti: il saldo di cassa viene ridotto dell'importo pagato al fornitore.
  • Un cliente paga il credito dovuto alla società:
  • Addebito in contanti: il denaro viene depositato sul conto bancario, aumentando il saldo di cassa.
  • Accredito su crediti: il saldo del cliente viene ridotto.
  • L'azienda acquista un nuovo magazzino:
  • Addebito su immobilizzazioni: il saldo del patrimonio viene aumentato del valore dell'edificio.
  • Credito a prestiti bancari: il denaro viene preso in prestito dalla banca per finanziare l'acquisto di un edificio.
  • Acquisto di attrezzature per linea di produzione; pagato con assegno:
  • Addebito su beni strumentali: l'importo dell'attrezzatura viene aumentato dall'acquisto.
  • Accredito su conto bancario: il contante sul conto bancario viene ridotto dell'importo dell'acquisto.

Conti spese con saldi a debito

Normalmente, i conti spese riportano i saldi in debito sul lato sinistro del conto T. Gli addebiti aumentano il saldo in un conto spese. Esempi di questi account sono

  • Stipendi.
  • Affitto.
  • Forniture.
  • Interesse.
  • Assicurazione.
  • Licenze.
  • Pubblicità.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di registrazioni in una nota spese:

Pagamento degli stipendi:

  • Addebito su stipendi: l'importo degli stipendi pagati viene addebitato in conto spese.
  • Accredito in contanti: il saldo del conto bancario viene ridotto dell'importo degli stipendi pagati.

Pagamento dell'affitto:

  • Addebito per canone di locazione: l'affitto pagato aumenta il saldo del debito nel conto spese di affitto.
  • Accredito in contanti: il saldo bancario viene ridotto dall'affitto pagato.

Acquisto di forniture di produzione:

  • Addebito spese forniture: l'importo dell'acquisto viene addebitato sulle spese di fornitura.
  • Credito a debiti: l'importo dovuto al fornitore viene aumentato dall'acquisto.
  • La maggior parte delle transazioni di spesa prevede un addebito in contanti o un accredito.

Dopo aver compreso l'idea che debiti e crediti significano i lati sinistro e destro di un conto T, diventa abbastanza semplice seguire la logica di come vengono registrati i movimenti. I conti cespiti vengono aumentati con le voci di addebito e i saldi dei conti spese aumentano durante il periodo contabile con le transazioni di addebito. I risultati dei conti delle entrate e delle uscite sono riepilogati, chiusi e registrati negli utili non distribuiti della società alla fine dell'anno. Qualsiasi addebito o accredito di spesa viene azzerato e ricomincia.