Come unire i dati di Excel in documenti di Word

Word ed Excel fanno entrambi parte del pacchetto Microsoft più grande, quindi non sorprende che funzionino bene insieme. Exce * l * è un ottimo strumento per raccogliere informazioni in un formato di database, come nomi, indirizzi e numeri di telefono . Ma se vuoi lavorare con queste informazioni in Word, dovrai essere in grado di unire documenti Word ed Excel , operazione che può essere eseguita in pochi semplici passaggi.

Unione da un foglio di calcolo Excel

Hai un foglio di calcolo pieno di nomi e indirizzi, perfetto per una mailing list. Ma passeresti ore c * a copiare e incollare le informazioni da Excel a Word. * _ Fortunatamente, puoi facilmente eseguire una stampa unione da Excel a Word, ma prima dovrai preparare il tuo documento Excel per l'unione.

Per iniziare, assicurati innanzitutto che tutti i dati da unire si trovino nel primo foglio del foglio di lavoro. Dovrai anche impostare i nomi delle colonne in modo che corrispondano ai nomi che inserirai nel tuo documento di Word. Dovrebbe esserci una colonna per il nome e una colonna per il cognome se si desidera utilizzarli entrambi, ad esempio. Esegui un'ultima revisione di tutte le informazioni per assicurarti che siano aggiornate prima di completare l'unione.

Unisci documenti Word ed Excel

Quando il foglio di lavoro è pronto, apri un nuovo documento in Word. Fare clic sulla scheda Lettere e selezionare Avvia stampa unione e decidere se si desidera creare etichette, lettere, buste, e-mail o una directory. Selezionare. _ Seleziona Recip ients- _Use an Existing List. Troverai quindi il tuo file Excel. Seleziona Apri.

Prima di combinare Word ed Excel , il sistema ti darà l'opportunità di modificare i tuoi destinatari. Qui puoi scorrere l'elenco e selezionare chiunque non desideri includere. Ti verrà anche chiesto di inserirlo come blocco di indirizzi se, ad esempio, stai creando una lettera o una busta. È quindi possibile salvare il documento.

Copia e incolla da Excel a Word

Uno dei maggiori vantaggi di avere la suite completa di Microsoft Office è che puoi facilmente copiare da un documento a un altro. Ad esempio, supponi di aver creato un bel grafico a torta in Excel che desideri includere nella brochure che stai progettando. Basta fare clic su quel grafico e Modifica-Copia o utilizzare la combinazione di tasti Control-Copia per spostarlo. Comando-Copia è la combinazione di tasti se utilizzi un dispositivo Mac OS.

Invece di una stampa unione da Excel a Word , se desideri copiare dati da Excel a Word o un'altra applicazione di Office, farai la stessa cosa, ma probabilmente dovrai apportare alcune modifiche alla formattazione. Puoi copiare i dati esattamente come sono formattati, aggiornare il contenuto in modo che corrisponda al layout del tuo documento Word, mantenere i dati collegati al foglio di calcolo originale, incollare i dati come immagine o incollare i dati come testo separato da tabulazioni.

Inserisci il foglio di calcolo Excel in Word

In alcuni casi, potresti voler andare nella direzione opposta. Invece di una stampa unione da Excel a Word , ad esempio, potresti semplicemente voler incorporare un foglio di calcolo Excel _t in un documento di Word. _ Questo potrebbe essere parte di qualche tipo di proposta, come un piano aziendale o una richiesta di sovvenzione. Se utilizzi dati reali, può essere un ottimo modo per integrare la tua copia con le cifre esatte per andare con ciò di cui stai discutendo.

Per copiare un foglio di calcolo Excel in un documento Microsoft Word , farai le tue copie nel documento di origine e incollerai nel tuo documento Word, la destinazione. Avrai cinque opzioni mentre incolli:

  • Usa il tema di destinazione e incorpora la cartella di lavoro : la cartella di lavoro verrà incorporata nel documento, corrispondente al tema del documento di destinazione (Word). Il grafico non si collega al documento Excel, quindi se aggiorni qualcosa, non si aggiornerà automaticamente.

  • Mantieni la formattazione di origine e incorpora la cartella di lavoro: mantiene intatta la formattazione del foglio di lavoro di Excel. Il grafico non si collega al documento Excel, quindi se aggiorni qualcosa, non si aggiornerà automaticamente.

  • _ Usa tema di destinazione e collega dati _a: questa opzione rispetta la formattazione che hai creato nel documento di Word. I tuoi dati sono collegati, il che significa che quando apporti una modifica nel tuo documento Excel, verrà aggiornato nel tuo documento Word.

  • Mantieni la formattazione di origine e collega i dati : il documento corrisponderà al tema di Excel, non al tema di Word. Il tuo foglio di calcolo Excel verrà collegato, in modo che quando apporti una modifica al documento Excel, anche il documento di Word viene aggiornato.

  • Immagine : inserisce il foglio di calcolo Excel come immagine.

Se decidi di "collegare i dati" quando unisci documenti Word ed Excel in questo modo, potresti non scoprire sempre che tali aggiornamenti sono immediati. Se non vedi un aggiornamento al tuo foglio di calcolo Excel nel tuo documento Word, seleziona semplicemente Strumenti grafici-Progettazione-Aggiorna dati per ottenere la versione più aggiornata.

Salva il documento di Word in Excel

Ci sono casi in cui la tua scelta di combinare Word ed Excel va nella direzione opposta: vuoi salvare il tuo documento Word come documento Excel. Certo, puoi spostare manualmente i dati, ma ciò può richiedere molto tempo. C'è un modo più semplice.

Una volta aperto il documento di Word desiderato, seleziona File-Salva con nome e individua la posizione in cui desideri salvare il documento. Sotto l'opzione cartella, vedrai un'altra casella a discesa denominata Formato file. Seleziona Testo normale.

Ora che hai salvato il documento Word, puoi aprire il foglio di calcolo Excel e inserire le informazioni. Nel documento Excel, seleziona Dati-Da testo. In alcune versioni, potresti vederlo come File di testo per importazione dati interni per acquisizione dati. Da qui, puoi passare al documento Excel che hai salvato e inserirlo. Quando richiesto, dovrai selezionare Delimitato e Spazio per il delimitatore.

Unisci due file Excel

Sebbene possa essere utile combinare Word ed Excel , potresti non renderti conto che puoi unire due file Excel. Un modo per farlo è copiare i fogli di lavoro nel documento di origine facendo clic sulle schede in basso, facendo clic con il pulsante destro del mouse e selezionando Copia. In Per prenotare, seleziona la cartella di lavoro di destinazione in cui desideri che i fogli di lavoro atterrino, seleziona la posizione in cui desideri posizionarli in riferimento ai fogli esistenti e assicurati che Crea una copia sia selezionato se desideri che l'originale rimanga nella cartella di lavoro di origine.

Sebbene questo metodo sia efficace con un foglio di lavoro, se hai numerosi file da combinare in uno, potrebbe diventare complicato. Se hai dimestichezza con la creazione di macro, puoi scriverne una che unirà tutti i file in uno solo. Puoi trovare macro di esempio per questo in linea che puoi copiare e incollare.

Unisci documenti di Word

Una stampa unione da Excel a Word non è l'unico modo per estrarre dati da un altro documento in Word. Il software ha una funzionalità che ti permetterà di unire più file in uno solo. Lo scopo principale di questo è confrontare le varie versioni l'una con l'altra. Quindi, se i tuoi colleghi hanno apportato modifiche a un documento, questa funzione ti consente di confrontarli facilmente fianco a fianco per vedere cosa è cambiato.

Per unire due documenti , seleziona Rivedi-Confronta-Combina . Ti verrà chiesto di selezionare i file che desideri riunire. Ti verrà richiesto di etichettare le modifiche non contrassegnate con, che ti consente di inserire il nome della persona che ha apportato le modifiche al documento modificato. Seleziona per mostrare le modifiche in un nuovo documento, fai clic su OK e otterrai il tuo nuovo documento.