Salariata vs. Dipendenti a contratto

Sempre più aziende stanno adottando un contratto e una forza lavoro remota per tipi specifici di funzioni lavorative. Sebbene ci siano vantaggi nell'usare dipendenti a contratto rispetto a dipendenti stipendiati per determinate posizioni, queste posizioni non permanenti non sostituiranno completamente la necessità di dipendenti dell'azienda. Legalmente parlando, una persona che ha pagato uno stipendio con tasse e costi assicurativi attribuiti al suo lavoro è una dipendente; un appaltatore è indipendente dall'azienda, mantiene le proprie spese generali e tecnicamente non è un dipendente.

Definisci Contractor vs. Dipendente

La differenza tra lavorare come appaltatore o dipendente potrebbe non sembrare una distinzione importante per le imprese, o anche per i dipendenti, all'inizio. Ma ci sono gravi implicazioni fiscali e assicurative se l'azienda o il dipendente non comprende le differenze e segue le regole.

L'IRS ha definito il dipendente: a un dipendente viene assegnato uno stipendio designato con un modulo W-2 che registra la sua retribuzione, le ritenute fiscali e gli elementi e le detrazioni, insieme ai piani di benefici. L'azienda stabilisce l'ubicazione di lavoro del dipendente, i suoi orari e le sue mansioni specifiche, tutti soggetti a modifiche secondo le esigenze dell'azienda. In sostanza, tutti gli aspetti del lavoro di un dipendente sono controllati dal datore di lavoro.

Un imprenditore è un lavoratore indipendente che generalmente gestisce la propria azienda per svolgere specifici tipi di lavoro. Gli appaltatori sono generalmente pagati per ogni lavoro completato e ricevono un modulo 1099 dai loro clienti per registrare il reddito. L'appaltatore può svolgere lo stesso tipo di lavoro per più aziende e non è soggetto all'aspetto di controllo di un datore di lavoro. Ad esempio, un'azienda può assumere un responsabile IT interno, un dipendente, che deve entrare in ufficio per monitorare, aggiornare e adattare i protocolli IT e la sicurezza. In alternativa, l'azienda può assumere un consulente IT appaltatore che potrebbe monitorare la sicurezza da una postazione remota e entrare in ufficio solo quando necessario.

Vantaggi e svantaggi per i dipendenti stipendiati

I dipendenti salariati forniscono sia vantaggi che svantaggi per i leader aziendali. Un'azienda, in particolare una che ha designato l'orario lavorativo per servire i clienti, deve mantenere un certo numero di dipendenti orari o stipendiati per mantenere le operazioni in corso durante l'orario di lavoro. Oltre ad avere persone disponibili per aiutare i consumatori, è importante che i leader aziendali abbiano la capacità di controllare e modificare i compiti assegnati, secondo necessità, a qualsiasi dipendente. Ciò significa che il capo può controllare le interazioni e i processi dei dipendenti. Significa che il dipendente è soggetto alle politiche e alle procedure aziendali che garantiscono che i servizi siano forniti secondo il desiderio dell'azienda.

Oltre ai vantaggi per il datore di lavoro, ci sono vantaggi per i dipendenti. Quando un dipendente riceve uno stipendio con benefici, sa che le sue tasse sono pagate. Sa che il suo piano pensionistico è finanziato. Ha fiducia di avere un lavoro stabile che fornisce sicurezza personale. Ciò si traduce in un atteggiamento positivo e più produttivo per molti dipendenti. Consente inoltre ai dipendenti di legare e costruire una cultura aziendale. Diventa un microcosmo di un ambiente sociale: un approccio di squadra con amici, allenatori e mentori che aiutano a guidare i dipendenti verso cose più grandi e migliori.

Gli svantaggi dei dipendenti stipendiati sono i costi per il datore di lavoro, nonché la rigidità per il dipendente. A causa delle tasse aggiuntive e dei costi assicurativi, oltre alle spese generali per mantenere più personale, i dipendenti possono essere più costosi degli appaltatori. I dipendenti che cercano un programma flessibile potrebbero avere problemi con la rigidità di alcuni lavori.

Benefici e svantaggi per i dipendenti a contratto

I dipendenti a contratto sono una forza lavoro agile per i datori di lavoro. Gli appaltatori possono lavorare a distanza o per periodi di tempo limitati su compiti specifici. Ciò riduce notevolmente le spese generali, anche se alcuni appaltatori possono costare di più all'ora rispetto a un dipendente stipendiato interno. L'azienda può aggiungere o ridurre i doveri al variare delle esigenze o del budget senza ricorrere all'appaltatore. L'azienda non è inoltre tenuta a mantenere le tasse di disoccupazione, previdenza sociale o Medicare per l'appaltatore.

Gli appaltatori generalmente godono della flessibilità del loro lavoro e sono in grado di detrarre le spese per compensare le tasse che pagheranno in seguito in base ai loro guadagni. Questa flessibilità è un vantaggio per l'appaltatore, ma a volte diventa un problema per i datori di lavoro che non sono in grado di controllare le ore di un appaltatore. Il datore di lavoro non può avere un controllo palese sulla pianificazione, quindi se c'è un bisogno urgente che deve essere affrontato, l'attività è soggetta alla disponibilità del programma dell'appaltatore.

Considerazioni fiscali sull'occupazione

Come già accennato, un dipendente stipendiato viene pagato con lo stato W-2. Come parte del suo pacchetto iniziale di imbarco, compila un modulo W-9 per dichiarare le sue ritenute - essenzialmente quanto in tasse statali e federali vuole essere trattenuto da ogni busta paga. Oltre a questo, la busta paga sottrarrà ritenute elettive, come quelle per la pensione o l'assicurazione sanitaria. Anche la previdenza sociale, Medicare e altre tasse accessorie vengono trattenute dal datore di lavoro in base alla responsabilità del dipendente di pagare. Il W-2 di un dipendente è inoltre soggetto a sequestro conservativo per questioni come il mantenimento dei figli, tasse arretrate, sentenze di cause legali e altri elementi dovuti.

L'impiegato a contratto è pagato tramite assegno o deposito diretto. Riceve un modulo 1099 da ciascun cliente alla fine dell'anno per rendere conto dei suoi guadagni, a meno che una società non gli abbia pagato $ 600 o meno per l'anno. Pertanto, gli appaltatori devono fare attenzione a conservare i registri dei redditi di tutti i clienti indipendentemente dall'importo, perché tutto il reddito è tassabile anche se non viene emesso un modulo 1099. Nella maggior parte dei casi, il dipendente a contratto non ha benefici, tasse e ritenute sulla sua paga. In altre parole, se il suo reddito da lavoro è di $ 25.000, la sua paga è di $ 25.000. Deve presentare le tasse con un Allegato C per tenere conto delle sue entrate e spese aziendali. Dovrebbe anche pagare le imposte sul reddito trimestrali per evitare sanzioni quando completa il suo ritorno.

I datori di lavoro sono penalizzati per non aver presentato i moduli in modo tempestivo ogni anno, perché i dipendenti hanno bisogno di un preavviso adeguato per presentare la dichiarazione dei redditi prima delle scadenze. Se un datore di lavoro non rilascia il modulo W-2 o il modulo 1099 entro il 31 gennaio dell'anno in cui è prevista la dichiarazione dei redditi per l'anno precedente, ci saranno sanzioni pecuniarie per ogni documento non archiviato. Le tariffe partono da $ 50 per modulo, con un massimo di $ 536.000 per le grandi aziende.

Non solo un datore di lavoro è soggetto a sanzioni e potenziali flag di verifica se non presenta moduli entro il lasso di tempo appropriato, ma è anche soggetto a indagini da parte dell'agenzia di regolamentazione tramite il Dipartimento del lavoro. Le sanzioni IRS si applicano a ogni errata classificazione, più l'1,5% di sanzioni fino al 40% di tasse FICA non trattenute dalla quota di un dipendente e sul 100% della quota del datore di lavoro. La FICA ammonta a circa il 15,3 per cento del libro paga, con dipendenti e datori di lavoro che dividono il totale.

Ad esempio, se un dipendente è stato pagato in modo errato $ 100.000 come appaltatore per tre anni, il datore di lavoro potrebbe pagare fino a $ 150 per tre anni di compilazione errata dei moduli e un altro 1,5% dell'importo che avrebbe dovuto essere devoluto a Social Security e Medicare. Supponiamo che gli importi del datore di lavoro fossero del 6,2% per la previdenza sociale e dell'1,45% per Medicare. Ciò equivale al 7,65%, più l'1,5% di penalità, per un totale del 9,15% dei $ 100.000. Questo è $ 9.150 per ciascuno dei tre anni - più di $ 27.000 da pagare solo sulla parte del datore di lavoro.

La quota del dipendente è ancora del 7,65 per cento, per un totale di $ 7.650 annui con il 40 per cento pagato dal datore di lavoro a titolo di penale. Ciò significa $ 3.060 di sanzioni aggiuntive, o altri $ 9.180 per tre anni di errata classificazione del dipendente.

Confronto dei costi: stipendiato vs. Contraente

Il confronto dei costi e dei benefici per il datore di lavoro per ogni tipo di lavoratore richiede di considerare lo stipendio o la tariffa oraria più il costo dei benefici e le spese generali di un dipendente a contratto rispetto a un dipendente stipendiato. Ciò presuppone che entrambi i dipendenti svolgano la stessa funzione e lavorino le stesse ore nel corso di un anno.

I costi presi in considerazione con i dipendenti stipendiati includono benefici accessori come l'assistenza sanitaria e la pensione, oltre ai periodi di malattia e ferie. Ci sono anche spese generali di ufficio e generali e amministrative; quando hai persone che devono essere in ufficio, devi avere spazio, forniture, attrezzature da utilizzare e persone che le gestiscano. Questi costi possono prendere il costo orario di un dipendente di $ 40 l'ora e rendere il costo orario effettivo di $ 80 l'ora. Se stai pagando un imprenditore $ 60 l'ora per fare lo stesso lavoro, con poco o nessun altro sovraccarico, stai risparmiando denaro.

Uso improprio dei dipendenti come appaltatori

Alcuni imprenditori assumono dipendenti che non sono esclusi dal test di controllo IRS. Lo fanno per evitare di pagare costose tasse sui salari e premi assicurativi per la compensazione dei lavoratori e per assumersi la responsabilità dei dipendenti. Se un'azienda è determinata a violare le regole relative allo status di un dipendente, è soggetta a multe e sanzioni con le autorità statali e federali.

Un dipendente legittimamente assunto come appaltatore può essere assunto come dipendente, in base ai cambiamenti nelle esigenze e nelle richieste della leadership aziendale. In tal caso, l'azienda deve trasferire il dipendente da appaltatore a dipendente stipendiato. Deve essere redatto un nuovo contratto di lavoro con i termini appropriati; il nuovo dipendente viene quindi assunto come nuovo assunto, compilando tutti i moduli fiscali necessari. Non è più un imprenditore e l'azienda aggiunge le informazioni del nuovo dipendente alle politiche di retribuzione dei lavoratori.

Scelta del tipo di dipendente

Quando cerchi una nuova assunzione, considera prima le esigenze dell'azienda. Scrivi una descrizione del lavoro che includa tutto, dalle mansioni lavorative e dalle competenze ai requisiti di ore e disponibilità. Ad esempio, potresti aver bisogno di qualcuno che sia in grado di lavorare alternando il sabato per eventi speciali. Questo farebbe parte del modo in cui definisci ciò di cui hai bisogno e se devi controllare quelle ore. Se hai bisogno di qualcuno solo per tre ore su 40 alla settimana lavorativa per compiti specifici, potresti andare bene assumere un appaltatore.

Tuttavia, considera più del costo. Considera il ruolo che il dipendente svolgerà con altri membri del team e consumatori. Molti agenti assicurativi lavorano solo su commissione e sono considerati imprenditori indipendenti che lavorano nello stesso ufficio. Lo stesso vale con gli agenti immobiliari. Potrebbe essere loro richiesto di partecipare a riunioni settimanali, ma per il resto hanno flessibilità nei loro programmi e nel modo in cui gestiscono la loro parte dell'attività. Uno dei principali vantaggi dei dipendenti a contratto in tali situazioni è che trovi persone affamate di successo. Questo aiuta l'azienda a fare bene e la reputazione dell'ufficio crea slancio con i consumatori.

Allo stesso tempo, i dipendenti a contratto possono diventare eccessivamente stressati se ritengono che non ci sia abbastanza lavoro per soddisfare i loro bisogni di reddito. Un'azienda potrebbe perdere un imprenditore che trova un contratto migliore da qualche altra parte.

avvertimento

I datori di lavoro sono responsabili degli errori sulle ritenute alla fonte nel modulo W-2 o 1099 di fine anno. Utilizzare un CPA o un servizio professionale di libro paga per assicurarsi di classificare e archiviare correttamente il libro paga dei dipendenti. L'IRS e il Dipartimento del lavoro mettono l'onere sui datori di lavoro, non sui dipendenti.